1、复印机的正确摆放：要注意防高温、防尘、防震、防阳光直射，同时要保证通风换气环境良好，机器左右各留出90厘米，背面留出13厘米的空间，如机器接有分页器，大约需要23厘米的距离；

2、复印机使用电源要求：应使用稳定的交流电连接使用，电源的定额应为：220-240V、50Hz、15A，下班时要关闭复印机电源开关，切断电源；

3、每天上班后，要打开复印机预热预热半小时左右，使复印机内保持干燥；

4、要保持复印机玻璃稿台清洁、无划痕、不能有涂改液、手指印之类的斑点，如有斑点，使用软质的玻璃清洁物清洁玻璃。如果您的复印件的背景有阴影，那么您的复印机的镜头上有可能进入了灰尘；

5、在复印机工作过程中一定要再盖好上面的挡版，以减少强光对眼睛的刺激；

6、当复印机面版显示红灯加粉信号时用户就应及时对复印机进行加碳粉，如果加粉不及时可造成复印机故障或产生加粉撞击噪音；

7、当添加复印纸前先要检查一下纸张是否干爽、结净，然后前后理顺复印纸叠顺整齐再放到纸张大小规格一致的纸盘里。